Während des Verwaltungsverfahrens hat die Versorgungsbehörde den Beteiligten jederzeit Einsicht über die ihn beim Versorgungsamt geführten Akten zu geben, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist ( § 25 Sozialgesetzbuch X ).
Die Behörde ist allerdings zur Akteneinsicht nicht verpflichtet, soweit die Vorgänge wegen berechtigter Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheimgehalten werden müssen.
Soweit die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse eines Beteiligten enthalten, kann die Behörde statt dessen den Inhalt der Akten durch einen Arzt vermitteln lassen, soweit zu befürchten ist, dass die Akteneinsicht dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde. Das Recht auf uneingeschränkte Einsicht in die Akten wird aber auch in solchen Fällen nicht beschränkt.
Die Akteneinsicht erfolgt bei der Behörde, die die Akten führt. Im Einzelfall kann die Einsicht auch bei einer anderen Behörde oder beispielsweise auch in der Kanzlei eines Rechtsanwaltes oder eines Behindertenverbandes erfolgen.
Die Beteiligten können im Rahmen der Akteneinsicht auch Auszüge, Abschriften selbst fertigen oder sich Ablichtungen durch die Behörde fertigen lassen. Die Behörde kann Ersatz ihrer Aufwendungen verlangen.
Das Recht auf Akteneinsicht haben nach § 25 Abs. 1 SGB X nur die am Verwaltungsverfahren Beteiligten i. S. von § 12 SGB X (gilt auch für Bevollmächtigte nach § 13 Abs. 1 SGB X ), d. h. durch die Beteiligtenstellung erwächst ein Recht auf Akteneinsicht. Die Akteneinsicht kommt für Personen oder Einrichtungen, die keine Beteiligten sind, nur in Betracht, wenn der Antragsteller oder Berechtigte ausdrücklich eingewilligt hat. Dies muss aus der Einwilligungserklärung hervorgehen. Fordert beispielsweise ein Rentenversicherungsträger, der selbst nicht Beteiligter ist, eine Beschädigtenakte zur Einsicht an, muss der Berechtigte ausdrücklich in eine Übersendung der kompletten Akten eingewilligt haben. Eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis i. S. von § 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X dürfte hinsichtlich des gesamten Akteninhalts in der Regel nicht vorliegen.
§ 25 Abs. 1 SGB X macht die Gestattung der Akteneinsicht davon abhängig, dass die Kenntnis des Akteninhalts zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der Beteiligten notwendig ist. Hier darf jedoch kein strenger Maßstab angelegt werden. Es genügt die Möglichkeit, dass rechtliche Interessen berührt sein könnten. Eine Begründung durch einen Beteiligten, weshalb Akteneinsicht begehrt wird, ist deshalb in aller Regel nicht erforderlich.
Bei der Akteneinsicht können den Beteiligten grundsätzlich keine Unterlagen vorenthalten werden. Bestimmte Unterlagen vor der Akteneinsicht zu entnehmen, ist grundsätzlich unzulässig. Soweit Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse enthalten oder Angaben, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des Beteiligten beeinträchtigen können, schreibt § 25 Abs. 2 SGB X in bestimmten Fällen lediglich eine Vermittlung durch einen Arzt oder sonstigen Bediensteten vor, ohne das Recht auf Akteneinsicht nach Absatz 1 einzuschränken ( § 25 Abs. 2 letzter Satz SGB X ).
Das Recht auf Akteneinsicht wird allerdings durch § 25 Abs. 3 SGB X eingeschränkt, soweit Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheimgehalten werden müssen. Es muss sich dabei um die Interessen anderer handeln. Vorgänge, die den einsichtnehmenden Beteiligten selbst betreffen, fallen nicht darunter. Geheimhaltung bedeutet nur, dass eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis nach dem SGB X nicht besteht. § 25 Abs. 3 SGB X dürfte im Sozialen Entschädigungsrecht und Schwerbehindertenrecht nur ausnahmsweise anzuwenden sein.
Über die Gestattung der Akteneinsicht entscheidet bei den Versorgungsämtern in Angelegenheiten des Sozialen Entschädigungsrechts der Dezernent, in Schwerbehindertenangelegenheiten der Abschnittsleiter, über die Versagung der Amtsleiter. Ob die Versagung der Akteneinsicht einen Verwaltungakt darstellt, ist umstritten. Sie sollte dennoch mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehen werden.
Eine Beteiligung des Ärztlichen Dienstes ist nur dann erforderlich, wenn nach Aktenlage eine Vermittlung i. S. von § 25 Abs. 2 SGB X angezeigt erscheint.
